En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Kdemyc S.A.S en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, necesarios para el ejercicio de su objeto social, expide las presentes políticas de protección y tratamiento de datos personales, de conformidad con la normatividad vigente en Colombia.
1. Identificación de la empresa:
Nombre o razón social: Kdemyc S.A.S
Domicilio: Ibagué – Tolima
Dirección: Carrera 12 N° 69- 113 To 3 Ap 604 Reservas del Bosque
Correo electrónico: info@kdemyc.com
Teléfono: +57 300 465 7602
2. Definiciones
2.1 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
2.2 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
2.3 Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
2.4 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
2.5 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
2.6 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
2.7 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
2.8 Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
2.9 Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
2.10 Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
2.11 Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
2.12 Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
3. Responsabilidad.
Kdemyc S.A.S es responsable del tratamiento de datos personales que resultan indispensables para el ejercicio de su objeto social, en especial en lo referente a la actividad de Formación Académica no formal , es así como recopila datos personales de clientes, trabajadores, proveedores y contratistas. Lo anterior impone la necesidad de expedir e implementar la presente política de protección y tratamiento de datos personales, que serán de obligatorio cumplimiento para todos los niveles y dependencias.
La presente política cobijará a los datos personales, información y archivos registrados en las bases de datos de Kdemyc S.A.S, susceptibles de tratamiento, en virtud de las relaciones contractuales o de servicios sostenidas o que se hayan sostenido entre los titulares de la información y la empresa, incluyendo clientes, trabajadores, contratistas, proveedores y cualquier otra persona natural o jurídica titular de información recaudada por Kdemyc S.A.S
4. Objetivos de la Política de protección de datos personales
Kdemyc S.A.S, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, promueve a través de la presente política, que esta actividad se desarrolle respetando los derechos fundamentales de los titulares y los preceptos legales en la materia.
Se persigue con la expedición de la presente política el conocimiento de las condiciones en que se debe desarrollar el tratamiento de datos personales por parte de los titulares, incluyendo pero sin limitarse a sus derechos y los mecanismos dispuestos para el ejercicio de los mismos.
5. Principios
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581/2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
5.1 Principio de la legalidad: El tratamiento a que se refiere la presente Ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
5.2 Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
5.3 Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
5.4 Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5.5 Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
5.6 Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
5.7 Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la presente Ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5.8 Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente Ley y en los términos de la misma.
6. Aviso de políticas de privacidad y uso de datos
El aviso de privacidad a través del cual Kdemyc S.A.S le informará a los titulares sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información que les serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que pretenda dar a sus datos personales, estará publicado en la página web de la institución de manera permanente.
7. Derechos que le asisten al titular de la información
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley.
c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
8. Derechos de los niños y adolescentes
En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito su tratamiento de datos, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
9. Deberes de Kdemyc S.A.S frente a los datos personales
a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas data.
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
i. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Ley.
k. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos
m. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
n. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Persona responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos
Kdemyc S.A.S ha designado como responsable de velar por el cumplimiento de esta política al asociado Martha Liliana Pérez, quien estará atento para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales en las instalaciones ubicadas en la Carrera 12 N° 69- 113 To 3 Ap 604 Reservas del Bosque en Ibagué – Colombia, a través del correo electrónico: info@kdemyc.com o al teléfono +57 300 456 7602.
11.Procedimientos para la atención de consultas, reclamos y peticiones
El titular, sus tutores legales o causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo con el lleno de los requisitos establecidos en el numeral 1. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12. Uso de los datos personales
Según el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que se tenga de ellas en las centrales de datos. En Kdemyc S.A.S contamos con una regulación especial sobre la Protección de los Datos de nuestros clientes, y definimos procesos institucionales que buscan garantizar la confianza, seguridad y calidad en el uso de la información. Para ello la institución recibe, registra, conserva, modifica, reporta, consulta, entrega, comparte y elimina información con la autorización del titular de la misma. Los datos nos permiten ofrecer y suministrar información de los productos y servicios para consultar, reportar y actualizar ante los operadores de información, actualizar el estado de las relaciones contractuales, dar cumplimiento a las obligaciones pactadas, prevenir el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, brindar información ante aseguradoras de los seguros tomados por los clientes, trabajar temas de mercadeo y publicidad, nutrir nuestro portal web con la información necesaria para su correcta aplicación, y otorgar a las autoridades la información que requiera para la prestación del servicio de Formación académica no formal , entre otras.
Todo lo anterior respetando el derecho de Habeas data del que son titulares nuestros vinculados, y fortaleciendo las relaciones con nuestros proveedores mediante acuerdos de confidencialidad y cláusulas de seguridad de la información.
13. Tratamiento de la información
Kdemyc S.A.S realizará el tratamiento de la información cumpliendo con la presente política y además se regirá por los siguientes parámetros:
a. Los datos personales solo serán tratados por aquellos trabajadores o colaboradores de Kdemyc S.A.S que cuenten con el permiso para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades.
b. Todo dato personal que no sea dato público se tratará por Kdemyc S.A.S como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el titular del dato personal y Kdemyc S.A.S haya finalizado. A la terminación de dicho vínculo, tales datos personales deben continuar siendo tratados de acuerdo con lo dispuesto en la presente política.
c. Los datos personales solo podrán ser tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su tratamiento lo justifique.
d. Kdemyc S.A.S será más rigurosa en la aplicación de las políticas de tratamiento de la información cuando se trate del uso de datos personales de los niños, niñas y adolescentes asegurando la protección de sus derechos fundamentales.
e. Kdemyc S.A.S podrá intercambiar información de datos personales con autoridades gubernamentales o públicas tales como autoridades administrativas, de impuestos, organismos de investigación y autoridades judiciales, cuando la soliciten en ejercicio de sus funciones.
f. Los datos personales sujetos a tratamiento deberán ser manejados proveyendo para ello todas las medidas tanto humanas como técnicas para su protección, brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para uso fraudulento.
g. Cuando finalice alguna de las labores de tratamiento de datos personales por los trabajadores, colaboradores o contratistas, y aun después de finalizado su vínculo o relación contractual con Kdemyc S.A.S, éstos están obligados a mantener la reserva de la información.
h. Kdemyc S.A.S divulgará en sus trabajadores, contratistas y comunidad educativa en general, las obligaciones que tienen en relación con el tratamiento de datos personales.
14. Vigencia y actualización de la política de protección de datos
La presente política de protección de datos personales entra en vigencia a partir del Viernes 10 de Mayo de 2019.
Es un deber de los empleados y colaboradores conocer esta política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.